Fällt eine Betreuungsperson aus, kann eine ganze Kita-Gruppe nicht öffnen. Fehlt eine Nachtwache im Alters- und Pflegeheim, ist die Nachtschicht nicht abgedeckt. Angesichts dieser bekannten Herausforderung in Berufen, in denen eine ständige Präsenz gewährleistet sein muss, lanciert das Martinacher Unternehmen SAI ERP SosJack, eine App, die die Suche nach Stellvertretungen strukturiert und beschleunigt. Die ab sofort verfügbare Lösung lässt sich in verschiedenen Berufsfeldern einsetzen und hilft, teilweise erhebliche wirtschaftliche Verluste zu vermeiden.
In der Kinderbetreuung, im sozialmedizinischen Bereich oder in der Sozialarbeit gleicht die kurzfristige Suche nach einer Stellvertretung noch immer häufig einer Improvisationsübung: Telefonanrufe, eine Reihe von SMS oder kurzfristig eingerichtete WhatsApp-Gruppen gehören zum Alltag. SosJack will diese informelle Organisation durch einen strukturierten Prozess ersetzen.
Konkret ordnet jede Organisation ihre Stellvertretungen nach Prioritätskreisen – von besonders zuverlässigen Personen bis hin zu gelegentlichen Verstärkungen. Muss eine Stelle kurzfristig besetzt werden, kontaktiert die App automatisch die Personen im ersten Kreis über deren bevorzugten Kanal, sei es per Benachrichtigung, E-Mail, SMS oder WhatsApp. Reagiert innerhalb der festgelegten Frist niemand, wird der nächste Kreis kontaktiert. Dieser Prozess läuft so lange weiter, bis sich eine verfügbare Person meldet. Die verantwortliche Person muss die Besetzung anschliessend nur noch mit einem Klick bestätigen.
Ein weiterer Vorteil: Stellvertretungen müssen weder eine App installieren noch sich registrieren. Ein einfacher Webzugang genügt. Dieser kann zudem für mehrere Einrichtungen genutzt werden, falls eine Person für verschiedene Arbeitgeber tätig ist.
Ein Pool, der endlich der Organisation gehört
Kurzfristig eingerichtete Messenger-Gruppen werfen eine grundlegende Frage auf, mit der sich Leitungsteams zunehmend auseinandersetzen: Wer ist in dieser Gruppe, wer hat die Aufnahme genehmigt und wer darf jemanden daraus entfernen? Oft ist das nicht klar geregelt.
Mit SosJack wird der Pool an Stellvertretungen zu einer Ressource, die von der Organisation selbst verwaltet wird und nicht mehr vom privaten Mobiltelefon einer verantwortlichen Person abhängt. Die Rollen sind klar definiert, der Verlauf wird dokumentiert, die Zustimmung jeder Stellvertretung wird erfasst und eine Abmeldung ist mit einem Klick möglich. Die Daten werden in Europa in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet und gemäss DSGVO und DSG verwaltet.
«Die Suche nach Stellvertretungen gehört eigentlich zu keinem Berufsbild. Wir verkaufen keine Software, sondern geben den Leitungsteams die Zeit zurück, die sie bisher am Telefon verbracht haben, damit sie sich stattdessen der Administration, der Führung ihrer Teams und der Betreuung ihrer Zielgruppen widmen können», fasst Didier Waldmeyer, Gründer von SosJack und SAI ERP, zusammen.
Aus konkreten Bedürfnissen aus der Praxis entstanden
SosJack ist nicht am Reissbrett entstanden, sondern basiert auf direkten Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden von SAI ERP. «Der Bedarf wurde von unseren Kunden aus der Kinderbetreuung an uns herangetragen. Sie beschrieben alle dieselbe Situation: Jede Woche gingen Stunden dafür verloren, jemanden als Ersatz zu finden», erklärt Didier Waldmeyer. Anschliessend zeigte sich, dass die Lösung auch in anderen Bereichen mit zwingender Präsenzpflicht sinnvoll eingesetzt werden kann, etwa in der Sozialarbeit, im sozialmedizinischen Bereich, im Sicherheitswesen oder in Schwimmbädern.
Von der Stellvertretung bis zur Zeiterfassung
SosJack endet nicht mit der Bestätigung einer verfügbaren Stellvertretung. Der Einsatzvertrag kann direkt auf dem Smartphone unterschrieben und als PDF archiviert werden. Nach dem Einsatz werden die geleisteten Stunden bestätigt und anschliessend ohne manuelle Neuerfassung in die Lohnbuchhaltung exportiert. Statistiken ermöglichen es zudem, die Erfolgsquote der Stellvertretungssuchen sowie die Zuverlässigkeit des Pools im Zeitverlauf zu verfolgen.
SosJack ist ab sofort auf sosjack.com verfügbar. Ein Konto kann unverbindlich und ohne Kreditkarte erstellt werden.
